很多人以为把AI引入公司,就是买几个模型账号、丢几个提示词,或者让所谓的AI员工接管业务。

但如果你真的带着AI扎进日常工作,很快就会发现一个尴尬的事实:

*模型越来越聪明,公司里的烂摊子却一点没变。*

一个客户的背景资料散在不同的聊天记录里,跟进进度到底以哪份表格为准谁也说不清;出门垫付的一笔车费,报销时依然要手动算大写、贴发票、在文档里逐张排版截图。

图片展示了销售人员日常要打交道的聊天记录、客户表、拜访笔记和支付凭证等信息。聊天记录中包含客户对话内容,客户表呈现客户信息,拜访笔记记录拜访情况,支付凭证显示支付信息。画面中人物手持文件夹,笔记本电脑前有咖啡杯、书籍等物品,下方文字“找一下·问一下·抄一下”表明工作繁琐。该图与上下文紧密相关,直观呈现了销售人员面临的复杂工作场景,凸显了AI在业务中应用的必要性。

图01 · 聊天、客户表、拜访笔记和支付凭证,是我每天要打交道的东西。

如果业务本身是一团乱麻,给再强的大模型,它也只能学会高级胡说。这就好比公司新来了一个极顶尖的名校实习生,你连客户名单在哪、文件怎么归档、报销找谁签字都说不明白,他除了发呆和添乱,还能替你分担什么?

把AI用进公司的第一步,反直觉的不是选工具,而是先把手头这些每天都在折磨人的麻烦事,彻底理一遍。

图片展示了工作交接的两种情况。左侧,一位员工手持文件夹,周围散落着文件,表情困惑,上方文字为“资料散、步骤不清”。右侧,另一位员工手持文件夹,旁边有“1”“2”“3”标识的步骤,表情自信,上方文字为“资料齐、做法明确”。下方文字总结“先把工作交代清楚”。此图与上下文紧密相关,直观呈现了资料不齐、步骤不清时的困惑与资料齐、做法明确时的自信,强调了工作交接清晰的重要性。

图02 · 再聪明的同事,也需要知道资料在哪里、工作怎样做。

之前写别追新模型了!给非标个体户的 AI 落地指南:工具、心法、SOP 一文打包(5000字干货,建议收藏),我还在分享怎么用AI处理家里的装修账单。毕业后的这段时间,我接触了融资服务和产业对接,以客户经理的角色跟进企业需求。同时,我也在负责把协作提效和AI能力真正落到团队日常里。

这张图的主题是“一边做业务,一边理流程”,围绕该主题呈现了三项核心内容,对应实际业务场景与流程梳理的工作。图中左侧内容为“了解企业”,展现两人沟通对接企业需求的场景;右侧内容为“连接资源”,搭配金融机构与工厂的图案,代表业务所需的相关资源对接;下方内容为“梳理协作”,配有日历、带对勾的表单等图标,体现流程梳理的工作场景。整个图示通过箭头形成完整闭环,直观呈现了文档中提及的业务开展与流程调整的相关内容,呼应了“一边接触企业、跟进业务,一边理清协作调整方向”的业务实践。

图03 · 一边接触企业、跟进业务,一边看清协作中哪里需要调整。

这篇长文,就用客户管理和费用报销两个每天都在跑的真实场景,拆解我是怎样把一团乱麻的流程理顺、让日常协作顺畅运转,并为AI接管打好地基的。文中的业务数据与系统截图均已做虚构与脱敏处理。

图片展示了文章的阅读路线。画面中有四个人物,左侧人物在思考,中间左侧人物在处理客户资料,中间右侧人物在完成报销流程,右侧人物在与AI交流。上方文字为“这篇文章怎么读”,下方对应文字分别是“先看工作怎么做”“把客户资料连起来”“把报销全程走完”“再让AI参与工作”。该图片与上下文紧密相关,直观呈现了文章的阅读顺序,帮助读者明确阅读重点。

图04 · 四部分阅读路线:先看思路,再看客户管理、报销和AI怎样参与

01|反直觉的认知:AI接手工作前,必须理顺的六件事

想让自动化和AI真正参与工作,很多时候难点根本不在技术,而在流程前后的断层:

为什么拜访完客户,还要跨好几个地方去抄写?为什么费用发生时记了一笔,报销时还要再做一次苦力?

我把梳理过程中沉淀下来的思考,归纳为六条判断:

● 亲自走通业务:不在象牙塔里设计流程,必须自己踩一遍每一处卡顿。

● 同样信息不复填:任何数据在系统里只建档一次,后续环节全靠关联调取。

● 善用现成平台:不盲目从零造轮子,先用成熟平台的现成能力搭好骨架。

● 让下一步接着用:前一步录入的成果,必须直接成为下一步的输入,拒绝断头信息。

● 计算与判断分开:机械规则与汇总交给系统,审批、付款等合规底线留给人。

● 持续试用再改进:流程不是搭完就死板执行,要建立反馈机制边用边修。

这张图对应文档中“AI接手工作前,必须理顺的六件事”的内容,以六组场景图配文字的形式,直观呈现了AI接手工作前需遵循的核心要点,核心内容为图中六个明亮突出的板块:亲自走通业务流程、同样的信息不用反复填、先用现成能力、让下一步接着用、计算与判断分开、试用说明再改进,清晰契合文档中关于AI接管业务前需理顺事项的相关阐述。

图05 · 六条判断的阅读总览;后面的两个案例分别展开它们怎样落到工作中。

把日常工作摊开看,内部要沟通,资料要有地方存,客户情况要记录,拜访和活动要通知,费用还要走审批。这些零散诉求需要捏合在一起,我首先想到的,是找一个能把它们串联起来的协同平台。

飞书本身自带聊天、云文档、日历与审批流,我也相对熟悉;而且它的多维表格不仅能填报数据,还能灵活配置负责人、关联记录、自动化提醒和统计看板。

选择先用现成平台把基础协作搭好,精力就可以集中在真正卡壳的业务环节上。

这张图片对应文档中选择使用现成协作平台搭建基础协作的相关内容,呈现了两类协作核心模块。左侧标注“对外沟通”,对应人员通过电话沟通、与他人交谈的场景;箭头指向右侧“内部衔接”模块,该模块包含四个核心内容:客户记录、资料入口、共享日历、审批。图片下方配有文字“先用现成能力,再补流程缺口”,与文档中先借助飞书这类现成平台搭建基础协作、再集中精力处理业务环节的思路相契合,清晰展现了基础协作搭建的核心方向与内容。

图06 · 沟通方式可以保留,内部信息落到相应的记录、资料、日历和审批中。

对外联系客户,大家习惯用微信,完全不必强行改变外部习惯。我们要重塑的,是信息进入公司内部后,如何高效流转。

如果一家公司原本的客户或财务系统已经运转得很顺,也未必需要整套推倒重来,往往只需要把缺口的那一段衔接补齐。

02|客户管理:不仅是人要看懂,更要让AI能查明白

谈到客户关系管理,也就是常说的CRM,乍一听好像是个很庞大的系统工程。但撕开概念,日常业务核心就三件事:

这家企业是谁?

我们正在跟对方推进什么?

上次谈到了哪一步?

图片以插画形式呈现,主题为“客户管理,先说清三件事”。画面中有三名员工,左侧员工思考“这家企业是谁?”,中间员工在电脑前思考“我们在推进什么?”,右侧员工拿着笔记本思考“上次谈到哪里?”。背景有绿植装饰,上方文字强调客户管理需先回答这三个问题,底部文字提示“自己能查,换个人也能接着做”。该图与上下文紧密相关,直观呈现了客户管理中需明确的三个核心问题。

图07 · 客户管理先回答三个日常问题,记录是为了自己能查、别人也能接着做。

自己跟两三个客户,靠脑子还能记住。一旦客户变多,或者需要跨部门协作、交接,如果没有统一的底账,所有人每天都在重复找一下、问一下、抄一下。

2.1 传统表格的陷阱:人眼能看明白,后续很难连贯使用

最开始,我想把团队以前在Excel表格里维护的客户进度表直接搬上云端,接着往下用。可真上传之后,问题全暴露了。

看一眼原来的CRM表格排版:

图片展示的是旧客户进度表,左侧放企业和业务资料,右侧有进展和计划。表中包含客户名称、企业类型、企业规模、企业行业、企业成立时间、企业地址、企业联系人、企业电话、企业邮箱、企业官网、企业产品、企业产品类型、企业产品功能、企业产品优势、企业产品价格、企业产品服务、企业产品服务范围、企业产品服务时间、企业产品服务地点、企业产品服务人员、企业产品服务人员数量、企业产品服务人员数量占比、企业产品服务人员数量占比等信息。该表很宽,挤满了企业基本信息,左侧按债权、股权等业务方向用底色和合并单元格划分成几个大块,塞进了上周进展和本周计划。

图08 · 旧客户进度表左侧放企业和业务资料,右边还有进展和计划。

这张表很宽,挤满了企业基本信息,左侧又按债权、股权等业务方向,用底色和合并单元格划分成几个大块,塞进了上周进展和本周计划。

图片展示的是原Excel的项目阶段、上周进展和本周计划内容。左侧为项目进度阶段,从客户接洽到推进落地共7个阶段。中间上周进展情况,如客户接洽阶段完成需求访谈并整理资料清单等。右侧本周工作计划,如客户接洽阶段补齐核心资料并安排下一轮沟通等。该图与上下文紧密相关,直观呈现了原CRM表格中项目管理的详细情况,与上下文提到的旧客户进度表内容相呼应。

图09 · 原Excel的项目阶段、上周进展和本周计划。仅调宽显示列,保留原单元格、底色和内容。

此外,CRM系统还有一套每周拜访计划表,按周次往下顺延排版,一周叠着一周。

图片展示的是客户拜访记录表,包含序号、客户产品部、客户所在区域、预约时间、预约地点、经办人、经办人、邀约人员、会议记录等信息。如7月8日有4次拜访记录,7月13日有2次,7月18日有1次,7月20日有1次。该表与上下文紧密相关,直观呈现了传统表格中每周重复一套表头、拜访记录跟着周次往下接的问题,体现了人眼能看明白但后续难连贯使用的特点。

图10 · 每周重复一套表头,拜访记录跟着周次往下接。

这种表人眼扫一眼,能靠生活经验脑补关联:看到黄色底色知道是这笔业务,看到某个日期知道是那周的安排。但连续跟踪就会遇到三个很现实的问题:

第一,跨期失真:看到上周进展写着等资料,几周后回头看,根本不知道是哪周确认的。

第二,碎片割裂:同一家企业走访了三次,记录散落在三个不同月份的周次区块里,想看完整过程得跨表拼图。

第三,名称混乱:客户名单上表写全称,在拜访表上可能随手记简称,交接时连到底是不是同一家都要反复确认。

2.2 为什么直接导入旧表根本不能用?

当我把原Excel的客户CRM表导入多维表格时,直接遇到了阻碍。

图片展示的是导入后的客户表,原用于排版的标题和日期混进了字段,几十个字段全部变成纯文本,无法转换成系统需要的字段类型。表中包含客户名称、客户编号、客户类型、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户编号、客户

图11 · 导入后的客户表:原来用于排版的标题和日期,混进了字段。

大标题和填报日期被生生拼成了列名,几十个字段全部变成毫无属性区分的纯文本,人员、日期和金额无法转换成系统需要的字段类型。更直观的是,原本放在一个工作表里的拜访计划,被生硬切成了17张独立子表。

这张图是用于AI接管业务相关内容的导入界面左侧的表目录,属于“客户管理”相关导入界面。界面左侧以列表形式呈现了多项表的目录,其中选中了“每周拜访的记录 12”这一项,界面右侧显示了对应的数据表格,表格内有序号、客户名称、客户所在区域、拜访时间等多类字段,各字段单元格内填充了对应的数据内容,该图用于辅助说明旧表因符合人类视觉排版习惯,难以被AI系统正确识别处理的相关背景信息。

图12 · 导入界面左侧的表目录。

旧表完全是按照人类视觉排版的习惯来设计的,一个大标题管着哪几列、一块底色代表哪类业务,人看着版面能猜出意思。

但系统导入时无法自动理解这些版面关系,旧表的标题、合并单元格和周次排版,并不能稳定地转换成规范的字段、属性与关联记录。

要把这套底账理顺,必须把原本靠人眼脑补的排版,重构成系统能明确识别并调用的结构。

图片以插画形式呈现,左侧人物手持Excel表格,下方文字为“人看版面理解”;中间人物手持文件,有箭头指向右侧,文字为“旧表传过去,还得把记录理清”;右侧为系统处理示意图,有三个带头像的方框,下方文字为“系统按字段和记录处理”。图片与上下文紧密相关,直观地展示了从旧表导入到系统处理的流程,强调了在系统导入旧表后,还需对记录进行整理,以明确字段和记录,确保系统能明确识别并调用结构。

图13 · 人能从标题和底色看懂的分组,导入后还需要整理成明确的字段和记录。

把表格搬进多维表格,不只是换个地方存数字。还要把原来随手填的文字,改成系统能识别、能调用的字段:

• 名字变成人员:以前负责人只是一串姓名,重名或交接时还得靠人辨认。现在选的是组织里的具体成员,通知能找到人,权限规则也能按负责人配置。

• 字符变成日期与状态:日期字段能用来算倒计时,配合规则发到期或超期提醒;“主推”“观察”改成固定单选,统计不会再被不同写法打散。

• 单元格变成附件与链接:资料可以上传为附件,或把客户文件夹链接放进固定字段。打开记录就能找到材料,不用再对着一串本地路径问文件在哪。

这张图是“把文字,变成能联动的字段”的示意内容,对应文档中客户管理需将旧表数据改造适配AI使用的相关说明。图中展示了三组成分的转换逻辑:将手写的人员信息(名字为张三)、日期与阶段(2024/06/01,状态为进行中)、资料路径(/产品/方案.docx),分别转换为人员字段、带日期与状态的字段、附件与链接字段;右侧标注这些字段可作为人员通知与权限、日期提醒与统计的依据,还能形成资料的固定入口,最终通过字段类型加配置规则实现系统联动,以此为后续AI可查询分析的系统提供数据基础。

图14 · 人员、日期、状态、附件与链接,让字段成为后续系统联动的依据;示意插画。

先把字段的类型设对,自动通知、按人配置权限和按状态统计的看板,才有可用的数据基础。接下来,还要把企业、业务和拜访的关系拆清楚。

2.3 解耦:企业、业务、拜访三权分立

我做的核心改变,是把原本乱炖在一张宽表里的东西彻底拆开,各归其位:

第一张表:客户企业总表。

只管企业本身是谁。记录公司全称、行业、注册地、统一信用代码、负责人和资料总入口。这是唯一的主档。以后无论这家企业新增多少项合作或走访,都从主档引用,企业基本信息不用到处复制。

这是客户企业总表的界面截图,对应文档中“2.3解耦:企业、业务、拜访三权分立”的相关内容。界面中红色框标注了核心区域:顶部的“客户服务中心(全部)”导航栏,左侧的“客户分类(全部)”列表栏,表格里的“客户状态”“更新时间”“业务方向汇总”等字段列,还有“企业资料入口”的链接项,将企业、负责人、状态和资料入口整合在同一张表格中,支持后续新增合作或走访时从主档引用,无需重复复制企业基本信息,契合文档里的客户管理相关内容。

图15 · 客户企业总表:企业、负责人、状态和资料入口放在同一张表里。

第二张表:客户业务明细。

同一家企业可能既需要债权融资,又需要产业出海对接。在这张表里,每一项具体的业务合作单独作为一条记录跟进。

这里我特别分清了客户状态与业务状态:客户状态看企业整体关系,比如在途、目标或放弃;业务状态看某个具体合作方向,比如主推或观察。

一家企业的债权融资暂时转为观察,产业出海业务依然可以正常主推,两项业务各自推进,不会因为一项暂停就必须修改整家公司的状态。

图片展示的是客户管理界面,呈现了客户状态与业务状态的记录情况。界面中有“客户状态”和“业务状态”两个红色框突出显示,分别对应不同业务方向的客户状态。如“债权融资”“产业出海”等业务方向,其客户状态有“在途”“目标”“放弃”等,业务状态有“主推”“观察”等。该图与上下文紧密相关,直观呈现了文档中提到的客户状态与业务状态在实际系统中的记录形式,帮助理解企业、业务、拜访三权分立的解耦原则。

图16 · 同一张业务明细里,客户状态和业务状态分别记录;红框标出两者的区别。

第三张表:每周拜访计划。

所有拜访记录全部收拢在同一张表里,按周次自动分组展示。打开就能先看最近一周的安排,也可以往下查历史过程。同一家企业拜访多次,就沉淀多次独立的跟进记录,脉络清清楚楚。

图片展示的是客户与业务协作界面,呈现了企业机构名称、AI预约时间、带人、AI访问情况概述等信息。其中,2026 - 09 - 28日有4条记录,如“沃森包装演示有限公司”于2026 - 09 - 28 10:30被用户207413预约,带人是广州西透无通公司,AI访问情况概述为“演示计划:对环保科技...”;2026 - 09 - 21日也有4条类似记录;2026 - 09 - 14日有1条记录。该图与上下文介绍的拜访记录保留在同一张表内,按不同周次分组查看的内容相契合。

图17 · 拜访记录保留在同一张表内,按不同周次分组查看。

2.4 用关联打通断层:把规范做得比乱填更顺手

三张表拆开后,怎么连起来?核心就在于关联字段。

图片展示了客户管理中业务和拜访关联到同一份企业主档的流程。左侧是客户企业总表,标注“一家企业,一份主档”,下方有建筑图案。右侧分别有客户业务明细(含融资、产业对接)、每周拜访计划(5/6、5/13、5/20)。中间有“关联同一家企业”的箭头,表明业务和拜访关联同一企业。底部文字“先建档,再选择”强调操作顺序。该图与上下文紧密相关,直观呈现了业务和拜访关联到企业主档的操作逻辑。

图18 · 业务和拜访各自关联到同一份企业主档,企业基本资料不再重复维护。

我们在登记新业务或填写拜访记录时,*客户名称不再手动输入,而是直接在关联字段中搜索勾选*。不过这有一个前提:企业必须先在总表里建好主档。

如果接触的是一家全新企业,就先在客户企业总表完成建档,后续填报业务和拜访时直接选中即可。这样既保证了名单的规范,又不会出现搜不到或乱起简称的情况。

比如在当周为已有客户新增一条拜访安排,只需三步:

第一步:在当周分组里添加一条新记录。

图片展示了当周分组里新增拜访记录的界面。在“所有拜访记录”下,有“当周分组”“当周跟进”“当周新增”等选项,当前选中“当周分组”。列表中显示了2020年9月29日的拜访记录,如“深圳明德源有限公司”“深圳明德源有限公司”等,每条记录包含拜访时间、AI生成的拜访计划、AI实际执行的拜访计划、AI反馈、AI实际执行的拜访结果、AI反馈等信息,还设有“编辑”“删除”“导出”“导出PDF”“导出Excel”等操作按钮。该图对应文档中“第一步:在当周分组里添加一条新记录”的操作说明。

图19 · 第一步:在当周分组新增拜访记录。

第二步:点开关联客户企业,输入关键字搜索并勾选目标公司。

这是AI业务客户管理工具的操作界面截图,对应文档中“选择拜访对象”的操作步骤。界面内是未拜访记录列表,左侧勾选框里红框选中了某家企业,该企业所属客户名称旁标有“用户20243”,下方排列着多家待拜访的企业条目,每条记录包含客户名称、状态、拜访时间等信息,右下角红框标出了“确定”操作按钮,用于完成第二步中选择目标拜访企业的操作,实现拜访安排与客户企业的关联。

图20 · 第二步:从已有客户企业中选择这次拜访的对象。

第三步:企业全称自动关联带出,继续填写现场沟通情况。

图片展示的是客户拜访记录界面。上方有“客户拜访记录”“新拜访记录(客户版)”“AI客户拜访”等选项卡。下方表格中,记录了2020年9月26日的拜访情况,如企业名称、拜访时间、拜访人、拜访内容等信息。其中,企业名称“深圳市华美集团有限公司”被红色框突出显示,对应时间为10:44。该图片与上下文紧密相关,直观呈现了客户拜访记录的填写情况,体现了文档中提到的“把规范做得比乱填更顺手”的内容。

图21 · 第三步:确认关联后,企业名称随之显示,继续填写这次拜访的内容。

在以前,我们总要求大家填表一定要规范、别写错别字;现在,我们把规范的路径做得比手动敲字还要顺手。

更重要的是,日常维护的职责彻底清晰了:企业基本资料变动了,直接维护总表;某项业务有新进展,更新该项业务明细;跑了一次线下交流,新增一条拜访记录。三张表各司其职,同一份数据不再到处留副本。

同时,这种双向关联让总表具备了全局视野:打开客户企业总表,系统会自动汇总这家公司当前挂着哪几项业务,点击就能直达明细。

图片展示了客户与项目管理系统的界面,呈现了客户企业总表及关联业务信息。左侧是客户企业总表,显示企业名称、所属行业、所属区域等信息。右侧是关联业务信息,包括业务名称、业务类型、业务状态、创建时间等,还列出了企业管理的人工、AI注册人、AI注册地等。图片中红框突出显示了“关联业务”这一列,表明关联的业务会汇总到对应企业,不必再到总表手填一遍,与上下文提到的双向关联让总表具备全局视野相呼应。

图22 · 只看红框这一列:关联的业务会汇总到对应企业,不必再到总表手填一遍。

2.5 资料与时间锚点:拒绝死数据

客户记录理顺了,拜访前要看的背景资料,也必须顺手就能打开。

当时我也把原来WPS里的其他资料上传到了飞书云盘,传完才发现,文件全堆在一起,没有按用途分好,找起来依然要一层层翻。

另外,上传文件和在线转换也是两码事:我尝试把一些材料导入转换成飞书在线文档,结果转换后排版和版式发生了变化,又得重新核对排版。

这张图对应的是文档中“资料与时间锚点:拒绝死数据”的内容,直观呈现了资料整理的前后对比效果。图中左侧展示混乱场景,大量文件杂乱堆叠,人员面对文件一筹莫展,对应此前文件混放难查找的问题;右侧显示整理后的场景,人员正将资料分类存放,上方明确标注整理原则“先分清用途,再决定保存形式”,同时清晰列出需区分的资料类别,包括公司介绍、制度说明、客户与项目资料,下方还可见按不同形式保存的资料,呈现出文件按用途归位、便于查找的状态,呼应了文档中资料整理的具体做法。

图23 · 文件按用途归位,上传之后才能顺手查找。

于是我调整了做法:先按公司资料的实际用途建立文件夹,公司介绍、标准化制度、客户与项目材料各归其位;再根据后续用法选择保存形式:需要多人协同维护的说明采用在线文档,需要严格保留合同和报告版式的材料保留原格式或导出PDF,而需要持续增加的客户跟进则沉淀为多维表格记录。

这张图是演示公司共享资料库的界面,展示了一级目录分类的实际呈现内容,对应文档中调整资料管理做法、建立资料分类文件夹的相关内容。该共享资料库的顶部标注路径为“云盘 > 西蜀公司演示工作台与虚构资料 > 03_公司共享资料库”,列表里呈现的12个一级目录按序号划分,清晰对应图注里“演示资料库的12个一级目录”的内容,涵盖了公司相关资料分类的具体条目,每一条目还标注了更新耗时与最近更新时间,方便查看资料的维护情况。

图24 · 演示资料库的12个一级目录,展示公司资料怎样分类。

资料分好类后,再把对应文件夹或文件的链接放进客户总表和业务明细的“企业资料总入口”。拜访前打开这条客户记录,点一下链接就能直达材料位置,再也不用回想最新材料保存在谁的聊天记录或个人电脑里。

这张图展示的是业务明细右侧的企业资料入口区域,该区域为红色框选突出部分,包含多个蓝色超链接,每个链接对应不同的内容,且均指向相关资料,这些链接的名称和指向逻辑清晰,与上下文提到的将文件链接放入客户总表和业务明细的“企业资料总入口”的内容相呼应,体现了方便快速直达对应资料的设计,帮助解决资料查找不便的问题。

图25 · 业务明细右侧的企业资料入口。

另一个问题是跟进进度的时间参考。以前翻看旧表,经常看见一栏写着“等客户补资料”,但读者完全无法判断这是这周刚核对过的结论,还是几个月前写下后就再也没动过的陈年旧账。

针对这个情况,多维表格可以设置自动化提醒:一条记录超过约定周期未变动,自动通知负责的*客户经理*核对。但在提醒之外,最关键的是把更新时间放在进度旁边。

只要对记录内容做了修改,系统会自动刷新更新时间字段,不需要手动填写。平时打开表格,扫一眼时间就能知道这条记录最近有没有维护过。

图片展示了客户管理中进展、计划和时间的记录情况。左侧红框内是本周进展和下周计划,如“设备制造企业,设备更换”“项目周期长,重点检查”等;右侧红框是更新时间,显示为2026 - 09 - 29 12:08。该图片与上下文紧密相关,上下文提到厘清本周进展与下周计划、记录的更新时间、实际联系客户时间的边界,此图直观呈现了进展、计划和时间在同一记录里查看的情况。

图26 · 进展旁边显示最近修改记录的时间,打开时就能一起检查。

这里需要厘清三者的边界:

本周进展与下周计划,记录业务推进到哪一步、下一步怎么走;

记录的更新时间,由系统自动打卡,证明近期有人打开并维护过这条记录;

实际联系客户的时间,仍需在跟进描述中写明。更新了记录不代表当天联系过客户。

如果核实后确实没有新动态,也可以实事求是写下:“本周已核对,仍在等企业出具财务报表,约好下周再跟进。”留下核对过的事实,远比空编一段进度更有价值。

2.6 全局掌控:看板是自然长出来的,不是加班编出来的

客户经理需要盯紧手头的事,管理者则需要掌握团队整体推进了多少客户、业务停留在哪些阶段。把平时的业务记录汇总成仪表盘看板,就能先看客户总量、负责人分布和项目进度,再穿透到明细中查阅。

图片展示的是客户与业务协作界面中的客户业务管理看板。左侧有客户企业(总表)等选项,右侧呈现客户总数24、在途客户10、目标客户10、放弃客户4等数据。下方有客户经理负责客户数按状态、业务项目进度分布、各客户经理的项目进度等图表,如客户经理负责客户数按状态显示广州西电天元公司有3个目标客户、2个在途客户、5个放弃客户等。该看板帮助管理者掌握团队整体推进情况,与上下文介绍的客户经理和管理者需掌握客户业务进展相契合。

图27 · 客户看板:先看客户数量、负责人分布和业务项目阶段。

统计时需要注意口径的区分:客户数量和业务数量并不等同。一家企业同时开展股权融资与产业对接,在统计上是一家客户、两项业务,不能混为一谈。

通过看板,管理者看整体,一线人员推进具体事项,信息都来自同一份底账,不需要每逢周五再停下手头工作专门抄一份汇报表。

这张图片展示的是客户业务管理看板界面,属于客户与业务协作系统的客户管理功能板块。界面左侧有搜索栏和功能选项,包括客户企业(总表)、客户业务明细等内容,当前选中的是客户业务管理看板。看板内包含多项数据统计:有207411和2这两个数值的条形图,标注着3的蓝色方块图形,以及广州网游无界公司、2027411的对应条形图,还有显示股权融资、债权融资等业务分类占比的环形业务方向分布图,清晰呈现出一家客户可对应多项业务的业务方向分布情况。

图28 · 业务方向单独统计:一家客户可以同时对应多项业务。

在整个客户管理中,最核心的原则就是:企业建档一次,业务和拜访关联过去,资料有入口,进度有时间参照。

做合同、做项目管理同样可以参考这个逻辑:让前一步沉淀的信息,到下一步能继续使用,避免所有人都在原地倒腾二手数据。

这张图片是对客户管理原则“企业建档一次,业务和拜访关联过去”的直观展示,对比呈现了客户资料管理的前后差异。左侧对应“以前:分头记录”,不同业务环节里,A公司的客户资料被以不同形式拆分记录,仅能通过零散资料核对,需要反复查找;右侧对应“现在:关联同一客户”,针对A公司的客户资料,实现了业务进度、拜访记录、资料入口等环节信息的关联整合,改动客户基本资料无需在多处重复调整,突出了数据沉淀后可复用、避免重复工作的客户管理核心思路。

图29 · 表可以分开,记录要连起来。基本资料、业务进展和拜访各在自己的位置维护。

03|费用报销:不只把录入变快,更要把后半程走完

理顺了对外业务,再看对内消耗大家精力最多的事情:垫钱与报销。

替公司垫付差旅、招待费,本来垫钱的人就委屈,一到报销流程更是令人崩溃:

有发票的要填费用报销单,没发票的要填支付证明单,每一笔都要手算金额、查大写怎么写、找截图、打印、裁剪粘贴。

图片展示了两张分开的纸质单据,上方是支付证明单,下方是费用报销单。支付证明单上需填写事由、数量、单价、金额等信息,还设有合计金额、收款人及地址、主管人等栏位。费用报销单则要求填写报销部门、用途、金额、备注等内容,还设有会计主管、复核、出纳、经手人、领款人等签字栏。这两张单据是报销流程中常见的纸质凭证,与文档中提到的报销流程繁琐、需手算金额、查大写等问题相呼应。

图30 · 两张分开的纸质单据:上方是支付证明单,下方是费用报销单。

这张图片呈现了企业报销流程里的典型困境,主题围绕“钱垫出去了,报销还在等”展开。左侧画面显示员工付款时已清晰记录相关事项,右侧画面却呈现报销前需重新寻找各类凭证、计算金额、整理资料的繁琐场景,员工因待处理的单据和资料露出困扰神情。配文还点明员工虽想拿回垫款,却总想着等有空再处理,直观体现了垫资报销流程中前后的衔接问题与员工的被动处境。

图31 · 付款时清楚的事情,拖到报销时,又要重新找凭证、算金额、排图片。

很多人报销一拖再拖,不是因为不缺钱,而是被繁琐的整理工作劝退了。

3.1 浅尝辄止的误区:以为做了个移动表单就叫数字化

为了少漏记开销,我最早自己搭了一个手机记账小表单,把入口放在手机桌面上。

这张图片是手机桌面的界面,上方显示时间为22:31,还有“1台”等状态标识,界面里排列着多个应用图标。其中被红色方框标注的“记账单”应用图标是核心内容,它的风格为灰色底带有地球图案。这个“记账单”应用是对应文档中搭建的手机记账小表单的快捷入口,点开后即可填写相关费用信息,用于记录开销。

图32 · 手机桌面的“记账单”快捷入口,点开就能填写(现用界面)。

发生支出时,点开“记账单”,填上事由、金额并传上付款截图,提交后就留下一笔费用记录。买完盒饭十几秒就能记完一笔。

图片展示的是费用报销中“记账单”填写页面。页面上方显示时间为21:38,有信号、电量等图标。中间蓝色区域有“记账单”字样。下方有“费用事项”“支出金额”“费用日期”“垫付/经办人”“支付凭证/截图”等必填项,每个项后有“请输入内容”或“请选择人员”提示。底部有刷新、分享、更多选项图标。该图与上下文介绍的费用报销流程中记账单填写环节相契合,直观呈现了填写界面。

图33 · 记账单填写页面:事项、金额、日期、经办人和付款凭证一起提交(现用界面)。

这确实减少了漏记。但跑了一段时间后我发现,它并没有把报销真正做完。

起初我没有把费用类别分好,一个月积累下来几十笔开销,想挑出打车费、餐饮费,又得一条条筛选核算;补齐分类后,虽然方便了分类汇总,但更大的麻烦依然在附件整理上:

那些明明已经传到表单里的凭证截图,到了报销交材料时,我还得逐个点开下载到本地,再新建一个Word文档,一张一张插入进去,逐张调整图片尺寸、裁切对齐并调整分页,然后再手抄一遍单据。

图片展示了早期小表单的作用与局限。左侧画面中,人物手持手机,上方文字为“当时顺手记一笔”,下方有事项、金额、凭证三个图标。右侧画面中,人物坐在电脑前,上方文字为“报销时仍要整理”,下方有分类、汇总、排附件三个图标。画面中间有“后续还有事”的箭头连接,底部文字为“入口变快,后半程也要接上”。该图与上下文紧密相关,直观呈现了早期小表单在录入时方便但后续仍需继续处理的问题。

图34 · 早期小表单的作用与局限示意:及时留下费用,后续分类、汇总和材料整理仍需继续处理。

录入虽然变快了,后半程的体力活却一点没少。如果每个新环节都要把前面填过的内容重新整理一遍,那前端的表单再便捷,也只是个半成品入口。

3.2 用三张表,把记账、报销和付款接起来

后来继续完善这套报销系统时,我把核心记录分成了三张表:费用总台账、报销批次和报销付款明细。它们分别管每笔支出、每次报销申请和实际付款。

第一张表:费用总台账。

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前面说的手机快捷表单继续作为记账入口,提交后的费用就落到这张总台账里。每笔支出占一行,事项、金额、付款凭证和发票状态都跟着同一条记录保存,后面报销时直接从这里选。

这张图是对应费用报销流程里的费用总台账,每行对应一笔支出记录,清晰展示了各条支出的事项、日期、金额、单据状态、支付方式、费用类型等信息,和文档中提到的“每笔支出占一行,事项、金额、付款凭证和发票状态都跟着同一条记录保存,后面报销时直接从这里选”的内容完全对应,直观呈现了费用报销流程中作为记账入口提交后形成的费用台账数据样式,助力后续报销环节的高效处理。

图35 · 费用总台账:每行一笔支出,事项、金额、凭证和所属批次放在一起。

第二张表:报销批次。

一次报销往往包含好几笔开销。这张表把一次报销申请记成一个批次,从费用总台账里勾选本次要报的费用,系统自动计算总金额、汇总摘要,并绑定审批流。

图片展示了费用报销流程中报销批次的表格界面。左侧有“费用报销”等导航栏,右侧表格中显示了批次编号、审批状态、材料生成状态、本批次费用等信息,如“BX - 000005”批次编号,审批状态为“已生成”,材料生成状态为“已生成”,本批次费用为485元。右侧还显示了费用笔数、本批申请金额、审批批次数等数据。该图与上下文介绍的报销批次表格界面内容相契合,直观呈现了报销批次的相关信息。

图36 · 报销批次的表格界面。每次报销申请作为一条批次记录;此图先看位置与字段。

第三张表:报销付款明细。

财务什么时候把钱打到员工卡上,就在这里单独登记一条实际付款,并关联对应的报销批次。

图片展示了费用报销流程中付款明细的登记界面。左侧有“费用报销流程”等导航栏,右侧是付款记录列表,显示付款记录号、实际付款凭证、本次实际金额、付款经办人、付款确认、实际付款日期、备注等信息。其中,付款经办人处显示“广州西度速递公司”,付款确认处显示“已确认支付”,实际付款日期为2026/09/25,备注处有“BK - 000005”。该图与上下文介绍的费用报销流程中付款明细单独登记实际付款,并关联对应报销批次的内容相契合。

图37 · 付款明细单独登记实际付款,并关联到对应报销批次。

这里必须坚持一个原则:审批同意报销,绝对不等于钱已经付了。如果把两者混成一个状态,台账很容易出现坏账和对不齐的情况。审批是合规认定,付款是资金事实,两件事必须物理分开,最后由人工核对闭环。

3.3 彻底告别Word排版:材料自动生成与归档

整套流程中最关键的改进,在于组批与材料的自动生成。

在报销批次里新增一条记录,点击本批费用,从待报销列表中勾选这次要申请的支出。

图片展示的是费用报销系统界面。左侧有“报销批次”“常用候选”等选项,其中“报销批次”被红色框突出显示。右侧是“未命名记录”界面,显示了报销批次编号、报销状态、费用明细等信息,其中“本批费用”被红色框突出显示。该图片与上下文紧密相关,是对上文提到的先点左侧“报销批次”,再添加记录;右侧打开后,才选择“本批费用”操作步骤的直观呈现,辅助说明操作流程。

图38 · 先点左侧“报销批次”,再添加记录;右侧打开后,才选择“本批费用”。

以演示为例,我挑选了属于同一位报销人的4笔无法取得发票的零星垫付,合计金额85元。系统将这几笔费用归入批次后,会自动将它们从常用候选列表中排除,避免同一笔费用在别的批次中被重复勾选。

这是费用报销系统的操作界面截图,页面中展示了多笔报销待勾选的费用记录,每笔记录对应不同的费用用途、日期、金额、发票状态等信息,其中有多条记录的发票状态为“无发票”。页面下方配有红色提示文字,表明可以选择属于同一个报销人且没有发票的记录来发起报销,当前已勾选四笔无发票的待报费用,它们将被归入同一个报销批次,系统此举可避免同一笔费用在其他批次中被重复勾选。

图39 · 勾选四笔待报费用后确认选择;它们会进入同一个批次。

这张图是费用报销流程演示里的界面,对应文档中勾选待报费用形成批次的相关内容,核心展示了费用报销的批次操作场景。左侧为2026年9月起费用总账的相关功能选项,中间的表格展示了待选的两笔费用批次,右侧显示选中的BX-000005批次详情,该批次包含四笔待报费用,分别对应项目现场停车费、市内打车费、办公用品补购等事项,还标注了此状态为待提交审批、费用笔数为4、本次申请金额为85,整体呈现了费用报销选费后形成申报批次的操作界面。

图40 · 批次中选中的四笔费用及合计金额。

选好费用后,批次表会自动生成一段审批摘要,汇总好笔数、总额、明细事由及查看链接。先复制这段摘要。

https://mmbiz.qpic.cn/sz_mmbiz_png/g9Iibea6fZNWq7AULcjer7Sjj1oVejqkUYUxobzuibS7EibqES6po67ia4vX5gictt7HfN7bXkFcVVy7XLXXRuPFLvhzULCYnjSQFvDRvFPS1kQE/640?from=appmsg&tp=wxpic&wxfrom=5&wx_lazy=1&watermark=1#imgIndex=40

图41 · 报销批次中的“审批填报摘要”,复制这一格即可带上批次编号、金额和查看链接。

接着打开飞书原生的审批中心,选择“费用报销”。

该图片是飞书审批页面的操作界面,顶部设有“发起申请”“审批中心”等功能栏,还有搜索申请名称的输入框。界面内“全部申请”分类下的“其他服务商提供”板块中,“费用报销”选项被红色方框标注,该图片用于对应文档中进入飞书审批、选择“费用报销”申请的操作步骤,清晰展示了在飞书审批入口查找“费用报销”申请的具体界面样式,为后续的报销申请操作提供了直观指引。

图42 · 进入飞书审批,选择“费用报销”申请。

把刚才复制的内容粘贴到“批次摘要”栏,再将编号、金额、链接核对后填入对应项,提交审批。

图片展示了飞书费用报销申请界面,用于说明将复制的批次摘要粘贴到“批次摘要”栏的操作。界面中“批次摘要”栏被红色框突出显示,下方有编号、金额、链接等对应项需填写。图片中还用红色箭头指向“批次摘要”栏,用蓝色箭头指向编号、金额、链接等对应项,用黄色箭头指向“批次摘要”栏,辅助说明操作步骤,与上下文介绍的费用报销申请流程相呼应。

图43 · 把摘要粘贴到“批次摘要”,再核对并填写编号、金额、链接等对应项。

审批人无需满聊天记录追着要凭证,点开链接即可穿透查看这4笔费用的原始截图与明细,审批通过后结果自动写回批次状态。

图片展示了费用报销流程中从批次查看费用摘要与凭证的操作界面。左侧为费用报销流程演示界面,显示2026年9月起费用总台账,有报销批次、公司费用报销、发票登记、报销付款明细、发票费用分摊等选项,当前选中“报销批次”,显示2条记录。右侧是批次BX - 000005的详情,包括申请金额85元,审批明细摘要、消费凭证等信息,还展示了4笔费用的原始截图与明细。该图与上下文介绍的审批人可穿透查看费用原始截图与明细,审批通过后结果自动写回批次状态的内容相契合。

图44 · 从批次查看费用摘要与凭证;这里展示的是批次详情。

图片展示了费用报销中同一条记录的批次编号和批次状态信息。批次编号为BX - 000005,批次状态显示为“审批通过待付款”。该图片与上下文紧密相关,上下文提到审批人无需满聊天记录追着要凭证,点开链接即可穿透查看费用的原始截图与明细,审批通过后结果自动写回批次状态,此图直观呈现了审批通过后的批次状态情况。

图45 · 演示批次 BX-000005 的审批后状态:审批通过待付款。

审批通过后,归档材料的生成彻底告别了手动拼图。最终交给人事或财务归档的材料分为两部分:

第一部分是飞书审批中自动沉淀的费用报销单或支付证明单,包含完整的审批链条与事项金额,直接打印替代原本手填的纸质单据;

这张图是85元演示报销的打印预览页面,属于AI接管业务中费用报销场景里的归档材料组成部分。页面顶部标注有“费用报销”标题,左侧显示申请人、所属部门、申请时间、审批状态等基础信息,中间区域展示了对应的批次单号、收款方、金额明细、费用类别,还列明了带有无取得发票等标注的支出项明细,下方则完整呈现了该报销从发起、审批到办理的全流程时间节点与操作人信息,这笔85元报销的申请明细和所有审批记录被整合在同一张单据中,可直接打印用于后续归档,替代原本手填的纸质单据。

图46 · 这笔85元演示报销的打印预览:申请明细和审批记录放在同一张单据里。

第二部分是通过飞书妙搭功能补齐的凭证材料包生成能力:系统直接读取当前批次关联的4笔费用,将每一笔的文字说明与支付截图依次排版成规范的PDF文件,并自动回传保存在该批次的附件字段中。

图片展示的是费用报销系统生成的材料包内容,为“EX - 000005支付证明单(无票)_省级材料包_20260925 - 070555.pdf”。文件大小为615.06 KB,显示了费用明细,包括费用类型、费用编号、费用金额、费用日期、费用描述等信息,如交通费、办公用品费等。该图片与上下文紧密相关,直观呈现了系统自动生成的凭证材料包,与上下文提到的系统读取关联凭证材料并排版成规范PDF文件的内容相契合。

图47 · 生成的材料包封面和费用明细,来自同一批次。

图片展示的是费用报销材料自动生成后的PDF文件内容。文件名为“BX - 000005_支付凭证单(无图)_编辑材料包_20260925 - 070555.pdf”,大小615.06 KB。PDF中包含两笔费用明细,每笔费用均有详细文字说明,如一笔费用说明为“2026年9月25日17:47:56,因业务需要,乘坐滴滴出行前往北京,已报销,乘车费用为20.00元”,另一笔费用说明为“2026年9月25日20:00:00,因业务需要,前往北京,已报销,住宿费用为12.00元”。该图片与上下文介绍的费用报销材料自动生成功能相关,直观呈现了生成后的材料样式。

图48 · 材料包中的逐笔凭证页面,费用说明与对应图片一起排列。

这张图片展示了费用报销场景下的系统操作界面,核心呈现的是对应报销批次的凭证附件操作项,带有红色箭头指向的按钮被明确标注为“审批/确认及更新附件”。界面中展示了两个报销批次的相关信息,包括批次编号、操作状态等内容。图片底部用红色文字标注说明:通过操作后,可在报销批次表里看到已经排版好的支付附件。结合上下文,这张图对应材料自动生成与归档的环节,呈现的是凭证材料包生成相关的操作页面,是该报销数字化流程中的功能操作界面展示。

图49 · 生成后的材料回到原报销批次,后续可以从这里打开。

需要提交纸质材料时,直接打印审批单据,再把系统排版好的凭证PDF一并打印装订即可。以前为了报销一张张下载截图、放进Word反复调尺寸和分页的机械劳动,全部由系统跑通。

这张图是关于AI费用报销中材料自动处理与归档的相关内容,图中明确标注了需打印的两类材料,分别是审批单据与凭证PDF,对应文档中提到的报销时不用再手动调整排版的内容。图中用箭头呈现了将这两类材料交由工作人员核对后装订的流程,同时配有两处文字说明,上方文字为“核对齐全,打印装订”,下方文字为“内容前面已录,凭证不用重新排”,直观展现了报销材料处理的具体操作要点,契合文档中彻底告别Word排版、自动处理报销材料的描述。

图50 · 打印的是审批单据和凭证PDF两部分,核对后装订在一起。

3.4 闭环管理与财务看板

付款环节,财务按实付情况在付款明细表中登记,关联对应批次。系统自动计算已实付与待付金额,当待付金额为零时,由经办人核对并手动将批次状态更新为已完成。流程虽然自动化,但资金到账的确认依然由人牢牢把关。

图片展示了费用报销流程中的“报销批次”界面。左侧有“报销批次”“公司费用报销”“发票登记”“报销付款明细”“发票费用分摊”等选项。右侧显示了两个批次信息,编号分别为BX - 0000001和BX - 0000002,状态均为“已生成”,批次状态栏有红色框突出显示“已生成”。该图与上下文紧密相关,直观呈现了报销批次的生成状态,辅助说明费用报销流程中批次生成的情况。

图51 · 核对实际付款以后,人工确认批次已完成。

图片展示了费用报销流程的六个步骤。1. 记费用,经办人记录费用;2. 组批汇总,将费用汇总;3. 提交与审批,提交报销申请并审批;4. 生成材料,生成报销材料;5. 登记实付,登记实际付款;6. 人工确认完成,人工确认批次已完成。底部提示“审批通过 ≠ 已付款”。该图与上下文紧密相关,直观呈现了报销流程,帮助理解报销操作步骤。

图52 · 报销路径示意。材料按归档需要生成;审批、实付与完成确认是不同的环节。

通过费用管理看板,公司可以实时监控每月的支出趋势、各费用类别占比、各经办人金额以及批次的流转状态。

这里同样要分清统计口径:当月发生了多少费用,依据的是费用日期和逐笔记录;当月实际付出了多少报销款,依据的是付款日期与付款明细,两者不能混淆。

图片展示的是费用报销管理中的费用报销看板界面。界面上方有“费用报销管理”“添加组件”“筛选”“设置自动化发送”“智能总结”“订阅数据”“生成页面”“分享仪表盘”等操作选项。下方以图表形式呈现了登记支出金额、费用记录笔数、有效报销批次、待处理报销批次等数据,还展示了每月各类费用、费用类别占比、各经办人费用金额等内容。该图与上下文介绍的通过费用管理看板实时监控支出趋势等信息相契合。

图53 · 费用看板:按月份、类别和经办人查看支出。

图片展示的是费用报销管理看板界面。上方有“费用报销管理看板”“添加附件”“筛选”“设置自动化发送”“主题”等操作选项。左侧图表显示2026年8月和9月的费用情况,如交通费、快递费等。右侧图表呈现2024年1月1日至2024年12月31日的费用数据,如2024年12月31日的费用为1,995.00。下方“报销批次办理状态”显示“已计费”和“已结账”数量。该图与上下文介绍的费用报销闭环管理及财务看板内容相关,直观呈现费用报销数据情况。

图54 · 哪些批次还在办理、哪些已完成,单独查看。

从记账、组批、审批、材料生成到付款确认,一笔费用的凭据和信息自始至终在同一条脉络中流转。设计其他流程同样如此:不仅要追求入口录入快,更要沿着链路往后看,别把前面的省事变成后面的折磨。

图片展示了费用报销流程中同一笔费用沿台账、申请、审核和打印继续使用,不在每一步重填的场景。画面中有台账留记录、选入报销批次、审批查明细、打印凭证四个环节,分别对应不同岗位操作,如台账留记录由穿白大褂的男性操作,选入报销批次由穿绿大褂的女性操作等。图片与上下文紧密相关,直观呈现了文档中提到的费用报销流程闭环管理理念,强调信息流转的连续性。

图55 · 同一笔费用沿台账、申请、审核和打印继续使用,不在每一步重填。

04|日常使用与AI接手:流程理顺以后,AI能参与什么

讲了这么多表单设计和流程优化,可能会有人问:*这跟AI有什么关系?*

4.1 搭建阶段:让AI当我的配置助手

在搭建整套系统的过程中,AI就已经在辅助我工作了。我把自己在业务中梳理出的表结构、字段属性、关联规则以及操作逻辑,用自然语言讲给外部AI智能体听,让它通过飞书命令行工具直接在后台创建多维表格并配置字段。

哪些信息必须独立建表、哪些业务状态不能混淆,由我根据真实业务来把控;AI则负责帮我完成繁琐的代码调用和配置落地,大幅缩短了从想法到原型的时间。

图片展示了搭系统时“我”和AI的配合流程。左侧“我说清业务”处,人物手持文件,电脑旁有“¥”符号;中间“AI辅助配置”处,机器人手持文件,电脑上有图表;右侧“我按实际工作试用”处,人物手持手机,电脑旁有“√”符号。底部文字“哪里不顺,再改哪里”贯穿流程。该图与上下文紧密相关,直观呈现了“我”与AI在系统搭建中的协作方式,即先由“我”说明业务,AI辅助配置,再由“我”按实际工作试用,若不顺则调整。

图56 · 我判断业务怎么做,AI辅助配置,再用实际工作检查和修改。

4.2 落地阶段:把入口、做法和反馈放到找得到的地方

*系统搭得再漂亮,如果同事不会用、不愿用,最后沉淀的数据依然残缺脱节,AI以后进来也只能面对烂摊子。*而且,只有人先把真实动作跑顺了,才能提炼出规范可行的标准操作规程,为后续交给AI打下基础。

在理顺记录的同时,日常安排的协同也必须同步跟上。以前有些拜访安排只存在于个别负责人的手机里,其他人想了解还得在*微信群*里反复问。

后来我们把适合公开的商务拜访、重要会议放进公司共享日历,相关成员在权限范围内随时能看,个人也可以自主维护日程,行程安排不再靠口头传递。

图片展示了安排日程的场景,左侧一人在电脑前输入信息,日历上显示“哪天”“去哪家企业”“谁参与”等内容。右侧多人在电脑前查看日历,日历上有橙色方块标识。上方文字为“安排放进日历,相关的人都能看”。该图与上下文紧密相关,上下文提到把适合公开的商务拜访、重要会议放进公司共享日历,相关成员在权限范围内随时能看,个人也可自主维护日程,行程安排不再靠口头传递,此图直观呈现了这一安排。

图57 · 共享的是相关成员需要知道的安排,个人仍能维护自己的日程。

为了让大家能顺畅上手,我把公司共享资料库、客户系统、报销入口以及简明操作教程整合在一篇置顶的工作台云文档里。

教程只讲核心动作:新客户去哪里建档、业务如何关联、报销如何选批次。如果我少填了两项,却导致下一位同事要翻找好几遍,那就说明流程还没改好。

图片展示了西语公司飞书AI演示工作台界面。上方显示“客户业务、每周拜访、费用报销和共享资料,从这一页进入”。下方有“客户与业务协作”“每周拜访计划”“客户业务管理看板”“费用报销管理”“共享资料”等常用入口,每个入口后有对应的操作说明。最下方是“第一次使用,从这里开始”,列出了客户业务、每周拜访、费用报销的操作手册。该图与上下文紧密相关,直观呈现了工作台集中放置的业务入口、操作教程等内容,帮助员工快速找到起点。

图58 · 置顶工作台集中放置业务入口、共享资料和操作教程,第一次使用也能找到起点。

文档里同时留有使用问题反馈表,大家在哪个步骤卡住了,随时截图提交,改好后同步更新教程。日常工作顺畅了,沉淀下来的业务数据才是真实的、完整的。

图片展示了工作台中的使用问题反馈入口及相关说明。遇到问题时,需在反馈表新增记录,写清卡住步骤并附截图。处理人员更新进展与说明,改好后提出问题的人再试,确认解决后同步更新教程。处理进展为待处理、处理中、待复试、已解决。演示说明中提到本工作台用于虚构业务演示,页面内容不反映真实业务,表格不再重复标记。

图59 · 工作台中的使用问题反馈入口:写清卡住的步骤,处理后再按原操作复试。

4.3 赋能阶段:照着明确的做法参与具体工作

当业务有了规范的记录体系、清晰的标准流程和完备的资料入口,AI才有条件介入日常工作。

接下来我重点想尝试的方向,是让飞书里的智能体按照标准流程协助员工填写和维护记录。

比如线下拜访归来,将零散的速记发给智能体,它根据规则先在客户总表中核对匹配企业,再按规范提炼出沟通要点和下周计划,整理进每周拜访记录里;遇到名称不确定或关键信息缺失时主动发起确认,最后由负责的客户经理人工核对后提交。

这张图是关于智能体协助处理拜访记录的后续尝试示意,对应文档中介绍的AI赋能相关内容。图中明确展示了给资料、给做法、定确认的三项操作环节:先是提供包含相关人员与沟通内容的拜访资料,接着将资料按标准作业程序(SOP)整理到指定位置,最后明确由指定人员检查后再提交,同时标注了“把一项任务交代清楚”的核心主题,具体例子为整理当天的拜访记录,清晰呈现了智能体协助完成记录工作的流程逻辑。

图60 · 后续尝试示意:给资料、给做法、定确认,再让智能体协助填写记录。

因为底账表结构是规范的、操作是有明确规范的,AI接手才不会变成盲目添乱。

而在实际工作中我已经测试过的一个起点任务,是拜访前的企业调研。因为有了共享日历里的日程,我直接在聊天中让飞书里的豆包智能助手查看明天要拜访的企业,并让它提前整理一份调研简报。

助手顺利读取了日历安排中的企业信息,并快速返回了调研材料。

图片展示了飞书豆包智能助手与用户的一段对话。用户在聊天中让助手查看明天要拜访的企业,并让其提前整理一份调研简报。助手顺利读取了日历安排中的企业信息,返回了调研材料,还附上了核心要点。图片下方有“页面渲染正常,各区块完整无遮挡”的提示,以及“已隐藏”标识的文件下载图标。该图片与上下文紧密相关,直观呈现了豆包智能助手根据已有日历安排发出调研指令后,返回拜访信息和材料的场景。

图61 · 根据已有日历安排发出调研指令,助手返回拜访信息和材料;主体信息已隐藏。

但这只是一个基础起点。要想让它输出的材料真正贴合融资和产业对接的具体视角,还需要进一步把调研方法教给它。这也是我后续继续探索的内容。

05|写在最后:公司AI落地,从一件麻烦事开始

不要迷信那些大而无当的AI落地口号。

想让AI真正帮日常业务减负,最好的起点往往很朴素:

选一件你每天都在做、但每次做都觉得极度麻烦的琐事。

亲自顺着它的链路走一遍,找出那些在找一下、问一下、抄一下里白白耗掉的时间。

借助现成平台的现成能力搭好底座,把断头路接起来,让同事用顺手。

这张图对应文档中公司AI落地的最后环节相关内容,主题为“公司AI落地,从一件麻烦事开始”,展示了AI落地的五个关键步骤:首先是亲自走一遍业务流程,接着找出重复动作,再把记录和步骤连接起来,然后让同事试用并提出改进意见,最后将相关环节交给AI参与。图中每个步骤都配有对应的人物及动作插画,直观呈现了从梳理业务到引入AI的完整落地过程,契合文档中提及的依托现成平台搭好数字底座、推进AI落地的内容。

图62 · 从具体工作出发:找重复动作,整理记录,用现成工具连接,试用后再交给AI参与。

在整个流程中把资料备齐、规则讲透、人工把关点留好,再让AI接手适合它的具体环节。

*让AI越来越懂这份工作之前,我们自己,得先把这份工作认真做明白。*

我是栗子智培。我会继续记录自己把AI用进真实业务的过程。

在下一篇里,我会继续分享怎样把具体的业务经验交给AI:从调研Skill的沉淀,到具体智能体的搭建,再到让它们顺畅接入日常工作台。

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原文链接:https://mp.weixin.qq.com/s/vw9wrp-SO2HBNdMgpNOxAw

最后也想问问你:在每天的工作中,你最想彻底甩掉的重复机械劳动,又是哪一件?